“Nestíham, neviem čo skôr, nemám čas.”..toto poznáme asi všetci. Tému nedostatku času riešim v koučovacích rozhovoroch pomerne často. Táto téma môže súvisieť s rôznymi ďalšími vecami – ako vnímame čas a čo si o ňom hovoríme, ako máme nastavené osobné hranice, ako vedome fungujeme počas dňa, akú máme motiváciu a pod. V tomto článku by som sa však rada zamerala iba na jeden z aspektov, ako viac stíhať a to je produktivita, efektivita, priority a riadenie času.
„Produktivita neznamená drieť ako kôň, byť stále zaneprázdnený či hrdlačiť do polnoci…viac súvisí s prioritami, plánovaním a urputným strážením si vlastného času..“
Margarita Tratakovsky
Ak nevieme efektívne riadiť svoj čas, nestíhame, cítime sa zavalení, a to často spôsobuje stres a nespokojnosť.
Preto si postupne rozoberieme niekoľko tipov, o ktorých môžete premýšľať v rámci zvýšenia svojej produktivity.
1. Priority
Keď sa ženiete za dvomi zajacmi, nechytíte ani jedného.
ruské príslovie
JEDINÁ VEC
Na túto tému existuje naozaj množstvo zaujímavej literatúry. Ja by som vypichla knihu Jediná vec (Gary Keller, Jay Papasan). Hovorí o tom, že veľmi úspešní ľudia vedia, kde by mali začať. Každý deň si nanovo usporiadajú priority, a robia to najdôležitejšie, až kým to nedokončia.
Čo najviac minimalizovať, zmenšovať tak, ako sa len dá, je spôsob, ako získate v práci aj v živote maximum. Veľký úspech prichádza vtedy, keď robíme niekoľko málo veci skvele.
Úspech znamená robiť tú správnu vec, nie robiť všetko správne.
Kniha ponúka zásadnú otázku, ktorú by sme sa mali seba pravidelne pýtať:
“Čo je tá jediná vec, ktorá tým, že ju vykonám, všetko uľahčí alebo sa to stane zbytočné?”
Otázka funguje samozrejme v rôznych obmenách. Napr.
– Akú jedinú vec môžem urobiť dnes, aby som projekt, na ktorom teraz pracujem dokončil/a pred termínom?
– Akú jedinú vec, môžem urobiť počas nasledovných 90 dní, aby som zlepšil/a svoju fyzickú kondíciu?
– Akú jedinú vec, môžem urobiť tento mesiac, aby som zlepšil/a svoje manželstvo?
– Akú jedinú vec môžem urobiť ešte dnes večer, aby som bol/a zajtra ráno oddýchnutejší/ia a ráno prebehlo vo väčšom kľude?
Nie je vždy jednoduché odpovedať na takúto otázku, ale postupným vnímaním seba, sa budete zlepšovať.
PARETOVO PRAVIDLO
K usporiadaniu priorít veľmi dobre poslúži aj tzv. Paretovo pravidlo. Hovorí, že
– Iba 20% našich činov prináša 80% výsledkov.
– 80% výsledkov pochádza z 20% práce, ktorú sme spravili.
– 20% z klientov prináša 80% ziskov.
A podobne. Princípu asi rozumiete. Zameriame sa teda na 20% aktivít, na ktorých záleží najviac.
Ak vieme identifikovať svojich 20% , je pre nás oveľa ľahšie prioritizovať.
“Každý deň máš možnosť byť produktívny a urobiť pokrok, ale musíš si zvoliť, čo je pre teba skutočne dôležité.”
Tony Robbins
EISENHOWEROV MATRIX
A napokon mám ešte jeden tip a to je tzv. Eisenhowerov matrix.
Dwight David Eisehower bol 34. prezidentom USA. Úspešne zastával viacero funkcií aj vďaka tomu, že si dokázal správne určiť priority. Podľa neho sa volá tento model. Je to teda nástroj na riadenie času, je užitočný pre zvyšovanie produktivity a organizovanie úloh podľa ich dôležitosti a naliehavosti.
Zastával názor, že čo je dôležité, je zriedka naliehavé.
Eisenhowerov matrix sa skladá z štyroch kvadrantov, ktoré sa delia podľa dôležitosti a naliehavosti úloh.
Cieľom je tráviť čo najviac času v druhom kvadrante – dôležité a neurgentné. Pretože práve veci v tejto kategórii sú najdôležitejšie pre naše dlhodobé ciele. Vďaka nim dokážeme predchádzať krízovým situáciám, ktoré sa nachádzajú v prvom kvadrante.
Keďže nie sú naliehavé, majú väčší časový rámec na ich splnenie a môžeme, resp. mali by sme ich plánovať. Môžeme sem zahrnúť rozvoj zručností alebo plánovanie dlhodobých projektov, budovanie vzťahov, objavovanie nových príležitostí, či oddych a starostlivosť o zdravie. Predstavte si, keď budete plánovať svoju starostlivosť o zdravie – tak vo forme pravidelného pohybu, času na relax, zdravej stravy a pod., bude vás to stáť menej námahy, ako keď musíte zhadzovať nadbytočné kilá alebo nebodaj riešiť vážnejšiu chorobu.
Tieto činnosti sa z krátkodobého hľadiska nemusia javiť ako to, čo potrebujeme robiť ako prvé, ale z dlhodobého hľadiska je to presne tak. Ak nám plánovanie funguje správe, bude postupne zmenšovať prvý kvadrant a tým pádom aj zmenšovať stres z nedostatku času.
2. Plánovanie
„Idiot s plánom môže poraziť génia bez plánu.“
Warren Buffet
S prioritami veľmi úzko súvisí aj plánovanie. Keď už máme stanovené priority, ide plánovanie oveľa jednoduchšie. Čo je v tomto dôležité?
– Vyhraďte si čas na svoju najdôležitejšiu prácu. Ani slnečné lúče nič nespália, pokiaľ sa nesústredia do jedného bodu.
– Ak je to jednorazová vec, vyhraďte si počet hodín a dní.
– Ak je to pravidelná záležitosť, vyberte si konkrétne dni, a čas, kedy sa tomu budete venovať, aby sa z toho stal návyk.
– Všetky ďalšie veci, ako je úradovanie, maily, telefonovanie a pod., musia počkať, kým nedokončíte to podstatné.
– V plánovaní vám môžu byť nápomocné rôzne plánovače produktivity. Viac si o nich môžete prečítať TU (LINK) a zároveň si pre seba stiahnuť denný a týždenný plánovač.
3.Využívanie technológie
Existuje množstvo aplikácií a nástrojov, ktoré môžu pomôcť s riadením času a produktivitou. Ako napríklad kalendáre, aplikácie na sledovanie času a organizovanie úloh. Môj osobný tip, ktorý mi pomohol dať sa do obrazu, koľko času venujem aktivitám je aplikácia: Toggl Track. Budete prekvapení.
Ďalšie tipy:
Softvérové nástroje na správu času. Môžete použiť napríklad Google Kalendár, Todoist, Asana alebo Trello.
Automatizácia opakujúcich sa úloh. Napríklad, môžete nastaviť e-mailové pravidlá, ktoré automaticky triedia vašu poštu do zodpovedajúcich priečinkov alebo použiť nástroje na automatizáciu sociálnych sietí, ako napríklad Hootsuite.
Sledovanie výkonu. Napríklad, môžete použiť RescueTime na sledovanie toho, ako trávite svoj čas na počítači, alebo Toggl na sledovanie vašich úloh a času, ktorý ste im venovali.
Zlepšenie koncentrácie. Napríklad cez Focus@Will môžete počúvať hudbu, ktorá vám zlepší vašu koncentráciu.
“Vysoká produktivita neznamená pracovať tvrdšie, ale pracovať múdrejšie.”
Tim Ferriss
3. Jedna úloha naraz
Niekedy môže byť ťažké zamerať sa na jednu úlohu, pretože máme pocit, že musíme robiť viac vecí súčasne. Skutočnosť je taká, že multitasking nefunguje a ak chceme byť efektívnejší a mať lepšie výsledky, potrebujeme sa zamerať na jednu úlohu, kým ju nedokončíme, až potom prejsť na ďalšiu.
Vždy bude existovať niečo iné, čo treba urobiť. Vždy. Keď vám to príde na myseľ, zapíšte si to do zoznamu úloh, ale nezačínajte to robiť. Svoj čas, ktorý ste si vyhradili na jedinú konkrétnu vec, venujte naozaj tejto veci.
Majte na pamäti, že tento čas si naozaj potrebujete ochrániť.
4. Čas na prestávky
Prestávky sú dôležité pre udržanie produktivity. Vyhraďte si niekoľko krátkych prestávok počas dňa, kedy si môžete oddýchnuť a získať novú energiu.
Vyhraďte si čas na oddych vôbec. Odpočinok je rovnako dôležitý ako práca.
5. Udržiavanie motivácie
Motivácia je kľúčová pre udržanie produktivity a dosiahnutie cieľov. Ak sme motivovaní, existuje väčšia pravdepodobnosť, že sa nám podarí riadiť svoj čas a byť produktívnejší. To je však téma na ďalší článok. 🙂
Niekoľko otázok k vlastnej reflexii:
– Aké sú moje najväčšie prekážky pri plnení úloh a ako ich môžem prekonať?
– Kedy sa mi darí byť produktívny a vďaka čomu?
– Aké sú moje najväčšie priority v živote a ako ich môžem zladiť s pracovnými povinnosťami?
– Aký je môj typický deň a kde môžem zefektívniť svoj časový rozvrh?
– Kde vnímam svoje slabiny v rámci produktivity?
– Ako by som ich mohol prekonať/zlepšiť? Čo môže byť prvý krok?
– Čo z tohto celého je pre mňa najdôležitejšie a ako to pre seba využijem?
“Najväčší nepriateľ produktivity je neustále sklamanie z toho, čo nevyslovene očakávame od seba.”
Rory Vaden
Čo nás oberá o produktivitu?
Neschopnosť povedať „nie“
Keď hovorím niečomu áno, je nutné povedať niečomu inému nie. Top prioritou je hovoriť áno tej jedinej veci.
Škodlivé zdravotné návyky
Zlé hospodárenie s osobnou energiou je tichý zlodej produktivity.
Nepodporujúce okolie
Ľudia, ktorí vás obklopujú, takisto fyzické prostredie musia podporovať vaše ciele.
Štúdia z roku 2007 ohľadom obezity odhalila napr. aj to, že ak jeden z vašich blízkych priateľov obézny, máte o 57% vyššiu pravdepodobnosť, že budete obézni tiež.
Ľudia, s ktorými sa stretávame, majú sklon vytvárať štandardy pre to, čo je vhodné a primerané. Tráviť čas s ľuďmi, ktoré hľadajú úspech, posilní vašu motiváciu a pozitívne vás nakopne.
Obklopte sa iba takými ľuďmi, ktorí vás pozdvihnú vyššie. Oprah Winfrey
Oprah Winfrey
Potrebujete podporu pri stanovovaní priorít a manžovaní vášho času? Vyberte si váš termín nezáväzného online stretnutia zadarmo.